活动场地的选择之三
作者来源:雅景传播 所属栏目:公司新闻 发布日期:2015-06-02 20:03:36 点击率:2267

必须淸楚地了解在你的活动前该地点安排了什么别的活动。开始布置和装饰会场的时间在合同上必须明确规定,而且要落实到书面上。比如,有一个绝妙的活动场所,它经常被用于举办特别活动,也常有婚礼在那里举行。你应该知道,你的活动举办之前该场所有没有别的什么安排,以确保有足够的过渡时间。例如,你很可能发现就在你的活动开始布置工作之前还有一场婚礼排演活动。众所周知,婚礼排演常常是不按时开始,也不按时结束的,这必然会造成时间上的拖延。你要提前注意到这种情况,并让婚礼主办方按时开始,这样就 避免了产生误解。他们必须提前知道遵守时间安排的重要性,知道你开始人场的确切时间,以免因时间关系而虎头蛇尾。

记得10月份的一天,加勒比海的一个岛上下着滂沱大雨(连奶牛都挤成一堆躲在公共汽车站台里)我沿着海岸来回奔忙,为一次将于来年1月份举办的告别庆典活动寻找合适的地点。有时候雨水和泥浆都漫过膝盖。

请注意:在餐馆开门之前去拜访一定要小心,我曾经在一个餐馆门口遇到两条很厉害的看门狗。当地机构向我推荐了很多地方,但没有一个让我感到满意。我很清楚我想在活动那天晚上达到什么目的。我对这个小岛有一种特殊的感情,它就像我的第二个家。在这里的度假和工作经历都给我留下了美好的记忆。我想让客人参加完活动离开时已充分享受到了小岛的美丽。

我所选的餐馆正好适合举办这次活动。那是一个神奇的夜晚,我们为客人准备了当晚专供他们使用的一排排白色豪华轿车,负责把他们从饭店接送到活动地点。然后客人们尽情地享用鸡尾酒,观赏着太阳渐渐消失在大海里,同时将金色、红色和橙色的光线洒在波光粼粼的海面上的美丽景观。所有的餐桌上都铺着洁白的台布,蜡烛闪着柔和的光,岛上的一位出色的表演艺术家专门为客人们表演节目,客人们在星星闪烁的夜空下翩翩起舞。这真是一幅美丽怡人的画面,是一场絶妙无比的告别活动。

为找到合适的活动场地并尽力使活动完美无缺,花费时间和精力是值得的。如果你策划的是在户外举行的活动,你应该了解日落的时间,以便合理安排鸡尾酒会的时间。观看夕阳西下的壮观景象不需要额外的支出。还要了解一下当地的天气状况,是不是正值雨季,而你却计划在户外举办活动?

举办露天活动时,必须为可能出现的天气变化作相应的准备,尤其是在偏凉的气候条件下。举办露天晚会还有一个必须注意的事情就是取暖设施。有几次户外庆典活动安排在悬崖边上,远望南加利弗尼亚浩瀚的大海,独立式的取暖器使客人们感觉很舒适。背景也很迷人,想象一下,客人听着古典吉他乐曲银色的月光在柔和的浪花上跳舞。这种奇妙的景致是无法在室内会议厅里复制出来的。但是,这样的景致尽管很美妙,却不适合举办包含拍卖会的筹款活动,也不适合要求有良好视听效果的舞台演出或演讲活动。重要的是会场要适合你的活动和你的客人们。

如果你策划的是在国外举办的活动,要注意下列重要事项:

机场过夜膳宿是否要纳人你的预算中?

是否有直飞目的地的航班?

如果你的客人需更换航班,他们是否要在途经城市的机场长时间等候

为到达目的地总共使用的时间与在目的地逗留的时间是否相宜?例如| 打算在夏威夷或“东方会展中心”举行会议的北美各公司就应考虑七天的逗留 时间,而非三天,除非所有的客人都来自于西海岸。因为旅行本身就需要整整两天时间,另外还要加上倒时差的时间。

从机场到饭店需要多长时间?

饭店和目的地能满足你所有的需要吗?

你还需要做些什么调整,以便适应时间变化和倒时差的需要?例如,客人刚到达时可能想在自己的房间里享用点小吃,还想有时间安顿下来适应时间上的变化。欢迎活动最好是在第二天晚上举行,而不是客人刚到就举行。

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